Gli uffici condivisi sono spazi di lavoro dedicati a una sola azienda all’interno di un luogo che favorisce condivisione e ispirazione per la propria attività, e negli ultimi anni se n’è parlato molto.
Con questo articolo vi parleremo del mondo degli uffici condivisi (definiti anche uffici flessibili o serviti), provando a fare chiarezza tra termini come spazio coworking, business center e ufficio condiviso. Tutti luoghi dove sfruttare al meglio tutto il potenziale della tua azienda, e far crescere il business sposando concetti come fiducia, flessibilità e organizzazione.
Ma prima di proseguire, procediamo per passi. Generalmente si fa confusione tra ufficio condiviso, business center, coworking e si cataloga tutto sotto quest’ultimo epiteto. Ma cosa sono veramente gli uffici condivisi serviti, e qual è la differenza con il famigerato coworking?
Cos’è un ufficio in uno spazio condiviso
Gli uffici condivisi sono luoghi di lavoro dedicati a una sola azienda, inseriti all’interno di una location dotata di diversi spazi comuni, come aree break, lounge e cafè, dove poter interagire e fare networking con altre realtà aziendali (rispettando le norme di sicurezza e igiene vigenti).
Ma gli uffici condivisi non vanno confusi con gli spazi coworking, come spesso accade nell’immaginario collettivo. Vediamo insieme le differenze.
Il coworking è un modello di lavoro che prevede la condivisione degli spazi di un ambiente lavorativo con altre persone non necessariamente impiegate nella tua stessa azienda. È un luogo di lavoro stimolante dove si collabora e si fa tanto lavoro agile.
Gli uffici condivisi, invece, sono spazi di lavoro arredati, serviti e dedicati, immersi in un ambiente dove la condivisione di idee favorisce il nascere di nuove opportunità lavorative.
La loro peculiarità è che sono flessibili, il loro design adattabile il più possibile ai bisogni di ogni azienda, e pensati per creare un’esperienza lavorativa ricca di stimoli e occasioni d’incontro. Un ufficio ideato apposta per ogni esigenza e per favorire la collaborazione, anche in sicurezza!
Il denominatore comune per entrambe le opzioni è proprio questo: essere immersi in un ambiente di lavoro che stimoli il confronto e generi valore, sia per i professionisti che per le aziende stesse.
Il profilo di chi sceglie un ufficio condiviso e perché
Nel mercato del lavoro stiamo assistendo ad un trend dei contratti flessibili, tratto tipico degli uffici in spazi condivisi. Si è già notato nelle tech companies, la cui domanda per spazi di lavoro non tradizionali aumenta sempre di più: le startup preferiscono infatti non dedicarsi a contratti troppo permanenti, vista l’incertezza dello sviluppo nell’arco dei primi 12-24 mesi.
Inoltre, negli ultimi anni si è incrementato lo smart working, che permette alle aziende di gestire in maniera fluida gli orari e le calendarizzazioni degli obiettivi di collaboratori e dipendenti, oltre ad essere più versatili e appetibili per i talenti.
L’azienda che sposa il concetto di ufficio condiviso è un’azienda che guarda al futuro, alla condivisione di progetti, ad un’ottimizzazione dell’organizzazione aziendale, e ad un miglioramento del rapporto tra work e life balance.
Le parole chiave per un ufficio condiviso
Branding: un ufficio tradizionale viene creato con l’idea di adattarlo alla cultura del brand che lo vive, allestito ad immagine e somiglianza dei valori dell’azienda. Un ufficio condiviso, invece, è un ufficio standard personalizzabile in base alle tue esigenze, concordabili con il proprietario dell’immobile, senza quindi dover fare appello a qualcuno di esterno.
Chi infatti gestisce l’edificio deve creare spazi intelligenti, flessibili, connessi e aperti, in modo tale che le persone possano sia svolgere le proprie mansioni, che evolvere e crescere come professionisti e individui.
Community: un ufficio tradizionale è un piccolo universo limitato alle persone che lo vivono: le stesse persone che incontri alla macchina del caffè alla mattina, sono le stesse che incontri la sera prima di andare via. In un ufficio tradizionale non si ricrea il concetto classico di piazza, il luogo dove le persone possono incontrarsi e confrontarsi.
Un ufficio condiviso invece è un luogo di lavoro che crea un deciso senso di appartenenza con il resto del building, dando vita a molte occasioni di engagement. Una delle missioni di ogni abitante dell’ufficio è di accrescere il proprio network, entrare in contatto con persone che possano ispirare la propria attività e la propria persona.
Networking: un ufficio tradizionale è una location singola, un luogo solo dove ci si reca ogni giorno, si rimane dalle 9 alle 18, e che si autoalimenta dai valori aziendali del brand che vi risiede.
Un ufficio condiviso invece è parte di una rete, di un ecosistema dove il tuo spazio non è un luogo a sé, ma parte di qualcosa più grande. Diventa una location dove dietro ogni porta c’è un’occasione di allargare il tuo business, dove ad ogni postazione c’è un’opportunità.
Durata e tipologia contrattuale: gli uffici per come ce li siamo sempre immaginati hanno sempre avuto un contratto fisso di lunga durata, valido per 6-12 anni.
L’ufficio condiviso invece offre la possibilità di contratti dinamici e versatili, che si adattano alle necessità di presenza dei dipendenti dell’azienda. È tutto a misura dell’azienda.
Le qualità di un ufficio condiviso
Scambiare professionalità
Avere a che fare con un ecosistema ricco di persone diverse significa avere a portata di mano qualsiasi cosa. Hai bisogno di un professionista per un progetto? Basta guardarsi attorno per avere le opportunità che cerchi.
Trovare l’ispirazione
L’ispirazione è un qualcosa che arriva quando meno te l’aspetti, quando sei a lavoro ma anche quando sei semplicemente immerso in uno spazio oggettivamente affascinante e dove ci si sente a casa. Anche qui, la parola d’ordine è community: è fondamentale circondarsi di possibilità e nuovi scenari.
Avere un luogo di rappresentanza
Per l’ufficio vale il detto “l’abito fa il monaco”: se inviti investitori e partner all’interno di uno spazio angusto e mal curato, sicuramente non darai una buona impressione del tuo business e della tua professionalità.
Un luogo dal design innovativo e dall’estetica ricercata, invece, può sicuramente aiutare un’azienda o un professionista ad apparire ancor più professionali. Le aziende moderne devono trasmettere valori, e le loro sedi devono essere in grado di rappresentarli.
L’impatto delle aree condivise sulla produttività
Sulla falsa riga della distinzione iniziale tra ufficio tradizionale e ufficio condiviso, bisogna soffermarsi anche su una domanda filosofica, che indaga su uno degli aspetti lavorativi più importanti: la produttività.
Si è più produttivi lavorando da soli o in gruppo?
Secondo diversi studi, il modo migliore per essere veramente produttivi non è né stando sempre isolati, né stando sempre in gruppo, ma creando un giusto mix tra le due varianti, come sostenuto in questo articolo.
Il modo migliore per massimizzare le proprie potenzialità creative e far crescere il business è di oscillare tra i momenti solitari e quelli in team, in un “avanti e indietro” ben strutturato e bilanciato.
Questo corretto equilibrio tra solitudine e compagnia può portare a momenti “rivelatori” degni della migliore filosofia zen.
È naturale che a volte abbiamo bisogno di isolarci, di ritagliare il nostro spazio per poter giungere al fatidico momento “Eureka!” che accenderà magicamente ogni lampadina presente sopra le nostre teste. Allo stesso tempo, altre volte è necessario confrontarci con i nostri colleghi e amici per aggiungere al puzzle proprio quel tassello mancante che sicuramente non avremmo trovato da soli.
La verità è che gli esseri umani sono molto più creativi quando hanno ugual tempo per sé stessi, e tempo con altri.
Questo perché il cambiamento e l’evoluzione aziendale sono già routine, ma una cosa rimane certa: con il passare del tempo, i confini tra vita lavorativa e privata continueranno a confondersi, e gli uffici del futuro non si identificheranno più nei concetti tradizionali di sedie fisse, scrivanie e mura. È tempo di dire addio ai locali o gruppi di locali destinati all’esercizio di attività professionali, nel quale è possibile accedere ad orari prestabiliti.
Gli uffici condivisi del futuro come gli spazi di Distryct, saranno una vera e propria esperienza, un vero e proprio momento di riflessione e connessione, in grado di ispirarci e aiutarci a far accelerare il nuovo business, con la comodità di essere in un luogo di design e funzionale.
